Dès le 10 mars, à l’annonce des prévisions de confinement, l’équipe s’est mise en mode « anticipation ». Nous avons tout d’abord pensé aux clubs et comités organisateurs de formations et de séjours. Avec notre prestataire SEII, nous nous sommes immédiatement projetées sur les nécessités de suivi des reports et des annulations : il fallait que les outils soient le plus rapidement possible disponibles et lisibles pour tous.
Nous avons, tout de suite, pressenti que les administrateurs, mais aussi les organes externes de contrôle et le ministère nous demanderaient, tôt ou tard, d’émettre des inventaires détaillés des différents impacts de la pandémie sur nos activités.
Évidemment, l’équipement de chaque collègue en matériel informatique sécurisé nous a mobilisées et nous avons installé sur chaque poste une liaison VPN pour un accès au serveur informatique. Dès lors, l’organisation globale a pu être décrite dans un plan de continuité de l’activité validé par le président le 13 mars, donnant ainsi l’ordre de marche d’un télétravail confiné dont nous ne connaissions pas la durée.
Le 16 mars, l’équipe était installée à domicile et nous diffusions le message annonçant la fermeture du siège fédéral.
Dans les premiers temps, nous avons géré l’actualité au fil de l’eau. Les plus enthousiastes avaient emporté des dossiers de fond, de ces dossiers auxquels nous avons rarement l’occasion de consacrer le temps et la concentration nécessaires.
Force a été de constater que la situation générait bien des complexités, nécessitant l’adaptation de nos modes d’échanges, entre nous et avec les élus, et de nos processus de validation. Le besoin d’apporter un soutien particulier à tous ceux qui faisaient appel, licenciés et clubs, nous a régulièrement détournées de nos projets optimistes.
Nous étions très souvent dans l’ambiguïté d’un ralentissement, voire d’une interruption des activités et des projets : assemblée générale, changement de notre logiciel de comptabilité, préparation de la rentrée sportive de septembre, préparation des parutions régulières, vie des instances statutaires…
Et dans l’urgence d’imaginer la suite, la reprise, les reports, dans les meilleures conditions.
Cela, dans un contexte où nous avons pu observer les grandes difficultés de certains de nos partenaires et fournisseurs, peu ou mal préparés : personnels non équipés en télétravail, absence de support d’échange sécurisé, fermeture des structures d’accueil…
Cette période nous a fait grandir aussi. Elle nous a permis de renforcer nos pratiques professionnelles : partage de l’information, utilisation amplifiée du serveur fédéral en tant qu’espace de travail partagé.
Nous avons intensifié, à la demande des salariées, la fréquence des réunions d’équipe, tant il est vrai que la distance majore le besoin d’échange et de concertation. Nombre de sujets sont partagés et traités « sans en avoir l’air » lorsque l’on exerce côte à côte au quotidien ! A distance, les relations professionnelles sont modifiées, et les temps de parole sont précieux.
Heureusement, nous avions sécurisé notre pratique de réunions à distance en dotant la Fédération d’une plateforme de vidéo conférence. Et même si certaines d’entre nous, résidant pourtant en zone urbaine, ne sont pas équipées de la fibre ou de l’ADSL, pouvoir s’entendre et se voir était un plus dont ne disposent pas toutes nos structures partenaires.
Notre équipement en 2019 de « l’armoire Zeendoc » nous avait déjà fait entrer dans l’ère de la dématérialisation de nos archives. A présent, la numérisation est devenue, par la force des choses, une seconde nature. Et c’est tant mieux pour elle, la nature !
Chacune, sur son champ d’intervention, est restée au contact des clubs. Les sollicitations, par mail ou par le site, ont évolué :
- Notre accueil fermé au public, Rosalinda s’est principalement consacrée au secrétariat et à l’information des licenciés et des prospects à la recherche d’un club.
- Pour Valentine ? Peut-être moins de sinistres du fait de l’immobilisation du pays, mais de nombreuses questions réglementaires et statutaires. L’analyse de la multitude de textes et autres ordonnances parues n’est pas une mince affaire.
- En corollaire, Jacqueline a géré la mise à disposition de tous d’une information actualisée, pratiquement en temps T, sur tous nos supports de communication.
- Patricia a constaté que les responsables des clubs ont profité de leur temps disponible pour mettre de l’ordre dans les papiers et l’administration de leur association.
- Martine a bien entendu été, au quotidien, en soutien aux clubs, animateurs, instructeurs inquiets et en attente des directives ministérielles et de notre DTN.
- La gestion des reports des séjours et de l’accompagnement des organisateurs a bien occupé Audrey, mais c’est certainement dans ses fonctions de gestion de notre système d’information qu’elle a été le plus sollicitée. Par l’équipe administrative, celle de la DTN, mais aussi par les élus qui ont dû, eux aussi, intégrer des nouvelles technologies dont ils n’étaient pas forcément friands !!!
Bref, une équipe fédérale qui a su rester disponible, motivée et… inventive très souvent.
Nous espérons que cela s’est senti à la Fédération et que chacun a pu bénéficier de nos services …Comme si tout était (à peu près) normal.
Nous ne connaissons pas encore la date de déconfinement et de réouverture, au moins partielle, du siège fédéral. Mais nous espérons vous retrouver tous très vite. En tous les cas, nous préparons la rentrée. »
Bernadette Peyrigué, directrice générale
