C’est un des gros chantiers de l’année 2018 et du mandat, et nous l’avons débuté ! La Fédération, qui tient son siège à Sassenage depuis 1985, a lancé l’été dernier un gros chantier de gestion de ses archives. Un volume énorme à traiter et une réglementation stricte à respecter, mais il en faut plus pour effrayer les salariés du siège accompagnés d’administrateurs motivés qui ont suivi toutes les étapes de ce désarchivage. Michèle Ast, secrétaire générale adjointe est le pilote de ce grand projet. Trier les archives papiers accumulées depuis des dizaines d’années, les sélectionner, conserver ce qui est règlementairement à préserver, faire mesurer ensuite le volume à détruire par un prestataire. Sans oublier, le certificat officiel de destruction des données à caractère confidentiel. Merci Gilles Denux, président de la commission règlementation, pour sa vigilance en matière de RGPD ! En ce qui concerne les documents que nous conservons, nous nous sommes dotés d’une application spécifique qui nous permettra de les enregistrer sous format d’archivage légal. À terme, toutes les personnes autorisées, élus et personnels pourront accéder à distance à ces documents officiels. Ce procédé devrait grandement faciliter les échanges. Le nom de cet outil : « Zeen doc ». Tout un programme qui devrait nous permettre d’aborder ce débarrassage avec plus de zénitude. De plus, nous avons profité de ce grand rangement d’automne pour mettre à jour notre stock d’objets de communication. Ce « vide-grenier fédéral » est le fruit d’un véritable travail d’équipe. Il a même permis de retrouver parmi les montagnes de cartons entassés, quelques perles, souvenirs et autres photos de ces trente-trois années d’aventures fédérales. Tant de mémoires qui ont fait le bonheur de notre deuxième vice-présidente, Yolande Guerriaud, qui a déjà lancé l’idée de réaliser un grand livre d’or. Peut-être y retrouverez-vous quelques souvenirs enfouis ?
